Word je ineens door een klant gevraagd om je gewerkte uren te laten zien die je in rekening hebt gebracht voor die klant, dan is een urenregistratie formulier erg handig om te laten zien. De klant kan hierdoor makkelijk aflezen hoeveel uur er aan zijn bedrijf of opdrachten in zijn eigen woonomgeving is gewerkt. Het kan ook zijn dat je baas of jijzelf inzicht wilt krijgen over waar je tijd aan hebt besteed en waar er minder tijd aan is besteed. Zonder registratie heb je geen overzicht en kan je dus moeilijk laten zien wat je allemaal voor nuttigs in je werktijd hebt gedaan. Zo’n formulier kan op de programma’s Excel, word of een ander soort App gemaakt worden. In deze programma’s kan je een sjabloon gebruiken of helemaal zelf je overzicht maken. Er worden vaak een aantal fouten gemaakt, in dit artikel worden 3 veelgemaakte fouten belicht.

Fout 1: Een onhandig formulier

Een pagina die niet handig in elkaar zit en niet comfortabel is om mee te werken, zorgt voor het uitstellen van het registreren. Je medewerkers zullen dit gaan doen, maar ook jij gaat dit uitstellen. Probeer daarom een makkelijk leesbare sheet te maken waar jij en het personeel binnen een minuut de gewerkte uren in kan verwerken zonder belemmeringen in het systeem. Als deze sheet overzichtelijk en goed gemaakt is zal jij en je personeel het bijhouden van de uren niet meer opschuiven naar een verder en later moment. Het kan namelijk zelfs zijn dat de werkzaamheden niet eens worden bijgehouden en hierdoor de precieze werktijden worden vergeten. Dit zorgt voor onduidelijkheden in de sheet en kan er een overboeking of een onder boeking worden gemaakt voor de klant en jouw bedrijf. Als er te veel of te weinig aan een opdracht wordt gewerkt en dit niet goed kan worden uitgelegd komt dit onprofessioneel en niet betrouwbaar over.

Een tip is om een voorbeeld werkbon te maken die je door kan sturen naar het personeel en dan ook een tijdje getest kan worden. Als je werknemers aangeven dat ze er prettig mee kunnen werken blijft deze, zo niet dan maak je een andere en laat je die weer testen totdat je een goeie hebt.

Fout 2: Oude programma’s

Mensen zijn tegenwoordig op allerlei snelle Apps bezig in hun vrijetijd en ook op werk. Privé zijn dat meestal de sociale media of nieuws Apps, zoals facebook, Instagram en Whatsapp. Als je elke dag op deze snelle programma’s zit dan is het erg vervelend als er ineens met een ouder en trager registratiesysteem gewerkt moet worden. Het personeel en waarschijnlijk jijzelf ook gaat zich aan dit oude en trage systeem irriteren. Zorg daarom voor een up-to-date programma waarmee snel gewerkt kan worden. Dit voorkomt frustraties en een verkeerde invullen van de werkbon.

Planning en noteren van werktijden

De planning geeft aan hoeveel uur en aan een bepaalde opdracht gewerkt moet worden en wat er na die gewerkte tijden af moet zijn. Als de realiteit veel verschilt van de planning is er niet effectief gepland. Op het begin van het plannen is dit niet erg, maar door het bekijken van de genoteerde uren kan je effectiever plannen, door het analyseren van hoelang er gedaan wordt over bepaalde opdrachten.